Automatisierte Angebotserstellung im Handwerk – Angebotserstellung von Stunden auf Minuten reduzieren

Im Handwerk entscheidet oft die Geschwindigkeit des Angebots darüber, ob ein Auftrag gewonnen oder verloren wird.

Doch die Realität sieht häufig so aus:

• Anfragen kommen per Telefon, E-Mail, WhatsApp

• Infos werden manuell notiert

• Preise zusammengeklickt aus alten PDFs

• Vorlagen kopiert und angepasst

• Angebote per Hand geschrieben oder in Word gefummelt

Ergebnis: 1–3 Stunden pro Anfrage, Fehleranfälligkeit, verlorene Leads.

Genau das Problem hatte ein regionaler Installations- und Sanierungsbetrieb mit rund 10 Mitarbeitenden.

Unsere Aufgabe:

Angebote automatisieren, standardisieren und beschleunigen — ohne neue Software einzuführen.

Das Ergebnis: digitale Angebotserstellung in Minuten statt Stunden.

Ausgangssituation

• 30–50 Angebotsanfragen pro Woche

• Kein CRM, aber viele Notizen, WhatsApp & E-Mails

• Unterschiedliche Preise je Projekt

• Angebotserstellung oft am Abend oder Wochenende

• Viele Nachfragen wegen fehlender Informationen

Ziel: Schnellere Angebote, weniger Stress, klare Struktur.

Unser Vorgehen

1) Analyse & Standardisierung

Wir haben typische Leistungen kategorisiert:

• Sanitär / Installation

• Reparaturen / Notdienst

• Badsanierung

• Wartung / Service

• Kleinarbeiten / Pauschalen

Dazu Preise & Regeln gesammelt:

• Materialkosten

• Arbeitszeiten / Sätze

• Zuschläge

• Fahrkosten

• Standard-Textbausteine

Ergebnis: einheitliche Angebotslogik statt Bauchgefühl + Chaos.

2) Kundenanfrage digitalisiert

Wir haben ein einfaches Anfrage-Formular entwickelt (Link / QR-Code), das alle nötigen Infos abfragt:

• Adresse

• Art des Projekts

• Bilder hochladen

• Budgetrahmen

• Dringlichkeit

• Zusatzwünsche

Statt unvollständigen Anfragen → klare Datenbasis.

3) Automatische Angebotserstellung

Sobald eine Anfrage eingeht:

• Daten gehen automatisch ins System

• KI klassifiziert Art des Auftrags

• Preisregeln werden angewendet

• Standardtexte werden kombiniert

• Persönliche Details integriert

• PDF-Angebot generiert

• E-Mail mit PDF + Kalenderlink zum Rückruf

Alles in wenigen Minuten, ohne Word-Chaos.

Tools:

✨ No-Code / Automationsplattform

✨ AI-Text-Engine

✨ Smart-PDF-Template

✨ E-Mail-Automation

Ergebnisse nach 4 Wochen

KPI	Vorher	Nachher
Zeit pro Angebot	1–3 Stunden	< 10 Minuten
Anfrage-zu-Auftrag-Quote	~30%	~52%
Follow-ups	selten	automatisiert
Abend-/Wochenendarbeit	regelmäßig	kaum noch

Direktes Feedback des Geschäftsführers:

„Endlich haben wir wieder Luft zum Atmen. Wir antworten schneller als jeder Wettbewerber.“

Warum das funktioniert

Handwerksbetriebe gewinnen Aufträge nicht durch dicke PowerPoints — sondern durch:

• Geschwindigkeit

• Struktur

• klare Infos

• professionellen Auftritt

Automatisierung ersetzt keine Meisterleistung —

sie macht Platz dafür.

Fazit

Ein automatisiertes Angebotssystem ist ein echter Wettbewerbsvorteil im Handwerk.

Es sorgt für:

• weniger Stress

• mehr gewonnene Projekte

• einheitliche Qualität

• Zeit für echte Arbeit statt Papierkram

Digitalisierung, die sofort spürbar ist.