Company GPT mit Langdock als Wissensmotor

Company GPT mit Langdock

Im Mittelstand entscheidet heute die interne Wissensgeschwindigkeit darüber, ob Teams liefern – oder im Meeting-Sumpf stecken bleiben.

Und die Realität? Sie sieht meistens so aus:

• Antworten auf Fachfragen verstreut in alten E-Mails

• Expertenwissen im Kopf von ein paar „alten Hasen“

• Handbücher veraltet, PDFs unauffindbar

• Präsentationen werden immer wieder neu erfunden

• Wissenstransfer? Zufall und Bauchgefühl

Ergebnis: langsame Entscheidungen, Doppelarbeit, Frust – und Teams, die ständig auf Antworten warten.

Genau dieses Problem hatte ein mittelständischer Maschinenbauer (ca. 450 Mitarbeitende, 3 Standorte).

Aufgabe

Wissenszugriff beschleunigen, Experten entlasten, Antworten vereinheitlichen — ohne Mitarbeitende mit neuer Software zu überfordern.

Lösung: Company GPT mit Langdock einführen

Ein interner KI-Assistent, der Firmendokumente versteht, Fachwissen findet, Antworten schreibt – und auf Zuruf hilft.

Ausgangssituation

• Interne Fragen pro Tag: etwa 80

• Zeitaufwand pro Antwort: 5–20 Minuten

• Wissensquellen: E-Mail, SharePoint, Papierordner

• Onboarding-Dauer: 6–12 Monate

• Frustfaktor: hoch

Ziel: Runter mit dem Chaos, hoch mit der Geschwindigkeit.

Unser Vorgehen

1) Wissen sammeln und strukturieren

Wir haben alle relevanten Wissensquellen zusammengeführt:

• Bedienungsanleitungen und Servicehandbücher

• Preislisten und Vertragsvorlagen

• Installations- und Wartungsprotokolle

• interne Abläufe und Standardprozesse

• Schulungsunterlagen und Präsentationen

Ergebnis: Ein gemeinsamer Wissensspeicher — statt „frag mal Peter aus der Werkstatt“.

2) Company GPT aufsetzen

Wir haben Langdock genutzt, um:

• Dokumente sicher anzubinden,

• Rollen und Zugriffe zu steuern,

• Antwortstil und Fachsprache festzulegen

Unsere Lösung versteht jetzt produkt- und projektspezifische Fragen und liefert direkt verwertbare Texte:

Zum Beispiel: „Was kostet der Austausch einer Hydraulikpumpe inklusive Fahrtkosten?“

→ Unser System liefert Preislogik, Textbaustein und PDF-Entwurf.

3) Nutzung so einfach wie WhatsApp

Keine neue Plattform, kein Chaos:

• Zugriff über MS Teams und Browser

• mobile Nutzung für Servicetechniker

• Vorlagen für wiederkehrende Fragen

• Ausgabe als PDF, E-Mail, Angebotstext oder FAQ

Ergebnis: Fragen stellen statt suchen.

Ergebnisse nach 6 Wochen

• Zeit pro interner Anfrage: vorher 5–20 Minuten, nachher unter 2 Minuten

• Onboarding-Dauer: vorher 6–12 Monate, nachher ca. 3 Monate

• Wiederholungsfragen an Experten: vorher häufig, nachher selten

• Antworten an Kunden: vorher oft verzögert, nachher taggleich

• Aktualität der Dokumente: vorher wechselhaft, nachher durchgehend aktuell

Direktes Feedback aus dem Unternehmen:

„Wir haben endlich wieder Zeit für echte Arbeit – statt nur Fragen zu beantworten.“

„Die KI schlägt sogar Formulierungen vor, die ich direkt ans Kundenportal schicken kann.“

Warum das funktioniert

Unternehmen gewinnen nicht durch endlose Wiki-Seiten, sondern durch:

• schnelle Antworten

• klare Struktur

• Wissen dort, wo gearbeitet wird

• einheitliche Qualität

KI ersetzt keine Erfahrung — sie macht sie zugänglich.

Fazit

Ein Company GPT ist kein „Nice-to-have“, sondern ein echter Produktivitätsbooster für Teams, die liefern müssen.

Er sorgt für:

• schnellere Entscheidungen

• Wissen für alle statt für wenige

• Entlastung für Experten

• schnelleres Onboarding

• professionellen Kundenauftritt

• Digitalisierung, die sofort wirkt

Das eigentliche Ergebnis:

• Weniger Suchen — mehr Arbeiten.

• Weniger Meetings — mehr Output.

• Mehr Wissen — weniger Abhängigkeiten.